▷ 20 consejos de Excel para convertirse en un experto✔️

Dominar la aplicación Excel de Microsoft es muy importante para todas las actividades de su vida diaria y especialmente en el trabajo. Esto se debe a que esta importante y famosa herramienta facilita la organización de múltiples tareas.

Si desea dominar, o simplemente impresionar a alguien con sus habilidades en Excel, ¡consulte estos maravillosos consejos para llevar con usted toda la vida!

Usar libro de trabajo para macros

Cuando revele un libro de trabajo completo, es probable que vea un libro de trabajo en la lista que no sabía que estaba oculto, el archivo «Personal.XLSB». De hecho, este es un libro que Excel creó para usted. Se abre como un libro de trabajo oculto cada vez que se inicia Excel.

Cuando crea una macro, no funciona en cada hoja individualmente de forma predeterminada, una macro está vinculada al libro de trabajo en el que se creó. Sin embargo, si almacena la macro en «Proyecto VBA (PERSONAL.xlsb)», estará disponible en todo momento, en todos sus archivos de hoja de cálculo.

El truco es que, cuando grabe la macro, en el campo «Almacenar macro en», seleccione «Libro de trabajo de macros personal». (Active la macro en la pestaña Desarrolladores. Vaya a la pestaña Archivo> Opciones, haga clic en Personalizar, y luego en el cuadro Pestañas superiores, marque Desarrolladores, haga clic en Aceptar).

Para obtener más información, consulte la guía de Microsoft para su versión de Excel.

Saltos de línea y texto en la celda.

Escribir texto en las celdas de la hoja de cálculo es molesto, porque el patrón de celda siempre será el mismo y difícilmente permanecerá en la misma columna. Puede solucionar esto presionando » Alt + Enter » (presionar la tecla » Enter » solo lo lleva a otra celda).

También puede hacer clic en la opción de texto de ruptura en la pestaña «Inicio» en la parte superior de la pantalla, lo que significa que todos los textos se han ajustado online, solo para la celda en la que se encuentra.

Collar especial con fórmulas

Si tiene una gran cantidad de números en formato decimal que desea mostrar como porcentajes, tendrá dificultades para hacerlo porque ese número probablemente no sea un número entero.

Pero puede seleccionar todos los números a la vez y convertirlos a porcentaje en Excel, hacer clic en el botón «estilo de porcentaje» o presionar «Ctrl + Shift +%», que funcionará de la misma manera.

Quiere que el número «1» sea igual al «1%». Así que tienes que dividirlo por 100. Y ahí es donde entra la «pasta especial».

Primero, escriba 100 en una celda y cópielo. Luego, seleccione todos los números que desea formatear, seleccione «Pegado especial», haga clic en el botón «Dividir» y todos los números seleccionados se convertirán a porcentajes.

También funciona para sumar, restar o multiplicar números al instante.

Llenado automático

El autocompletar una columna se realizará de acuerdo con la base de datos predeterminada que ve en la primera columna, especialmente si la fila superior es una fila de encabezado único.

Por ejemplo, si la primera columna son todos los números de teléfono ingresados como “11123456789” y desea que todos aparezcan como “(11) 1234-56789”, comience a escribir de esa manera en la primera celda. Entonces, en la segunda celda, Excel debería reconocer el patrón y mostrar lo que cree que desea. Simplemente presione enter para usarlo y así sucesivamente.

Formato condicional

En una gran cantidad de datos, es difícil identificar cuál es la puntuación más alta o más baja, qué elementos se destacan, quién estuvo entre los primeros y así sucesivamente.

El formato condicional de Excel puede hacer todo el trabajo, desde colocar un borde alrededor de los aspectos más destacados hasta seleccionar todos los colores de la tabla. Incluso creará un gráfico en cada celda para que pueda visualizar la parte superior e inferior del rango de números publicados.

Utilice el submenú Reglas de celda resaltadas para crear más reglas para buscar elementos como texto que contenga una determinada secuencia de palabras, fechas recurrentes, valores duplicados, etc.

Usar gráficos en gráficos

Puede colocar un gráfico en cualquier elemento utilizando el gráfico de Excel. Cada barra, trozo de pastel, se puede cargar en su propia imagen.

Por ejemplo, puede agregar una bandera o dibujos al gráfico circular (colocados seleccionando el sector, usando el menú Opciones y seleccionando «Imagen o relleno de textura»), así como una marca incrustada en el gráfico (colocada con las imágenes botón de la pestaña Insertar).

El arte se puede cortar y pegar a un elemento, facturas reales para mostrar los gastos reales, gotas de agua para los costos del agua, entre otras cosas.

Guardar gráficos como plantillas

Una vez que haya personalizado su gráfico, haga clic derecho sobre él. Seleccione Guardar como plantilla. Guarde el archivo con una extensión «.CRTX» en la carpeta Plantillas predeterminadas de Microsoft Excel.

Después de eso, aplique la plantilla. Seleccione los datos que desea mapear, vaya a la pestaña Insertar, haga clic en Gráficos recomendados, luego en la pestaña Todos los gráficos y la carpeta Plantillas. En el cuadro Mis plantillas, elija la que desea aplicar y haga clic en «Aceptar».

Algunos elementos, como el texto de las leyendas y los títulos, no se modificarán a menos que formen parte de los datos seleccionados. Tendrá todas las selecciones de fuente y color, gráficos incrustados e incluso opciones de serie.

Ocultar líneas y celdas

Para ocultar una fila o columna, seleccione todo lo que desea ocultar haciendo clic en el encabezado de la letra o número, haga clic con el botón derecho y seleccione «Ocultar». El mismo proceso a la inversa para volver a mostrar los elementos.

Pero, ¿qué sucede si solo tiene una pequeña sección de datos que desea ocultar y aún desea poder trabajar? Fácil. Resalte las celdas, haga clic con el botón derecho y elija el formato de celda.

En la pestaña Número en la parte superior, vaya a Categoría y seleccione «Personalizado». Escriba, tres puntos y comas (;;;) en el campo Tipo :. Haga clic en Aceptar. Los números no son visibles ahora, pero aún puede usarlos en fórmulas.

Ctrl + Mayús para seleccionar

Haga clic en la primera celda que desea seleccionar y mantenga presionada la tecla ctrl + shift, luego presione la flecha hacia abajo para obtener todos los datos en la columna de abajo, la flecha hacia arriba si desea seleccionar todos los datos de arriba, o la flecha hacia la izquierda o hacia la derecha para obtener todos en la línea en la dirección presionada.

Combine direcciones y podrá seleccionar una columna completa, así como todo en las filas de la izquierda o la derecha. Solo seleccionará celdas con datos.

Si usa Ctrl + Shift + Fin, el cursor saltará a la celda inferior derecha con datos, seleccionando todo en el medio, incluso las celdas en blanco. Entonces, si el cursor está en la celda superior izquierda (A1), todo se seleccionará.

Ctrl + Shift + * puede ser más rápido, ya que seleccionará el conjunto de datos completo de una celda, excluyendo las celdas que están en blanco.

Realizar escaneos rápidos

Si no sabe exactamente qué información le gustaría aplicar a los datos en Excel, pruebe el menú Análisis rápido para recorrer rápidamente las opciones.

Seleccione los datos y haga clic en el cuadro Análisis rápido que aparece en la parte inferior derecha. Tendrá un menú emergente con opciones para aplicar rápidamente formato condicional, crear gráficos, manejar totales, mostrar chispas y más.

Teclas de acceso directo en Excel

Excel, como cualquier software, tiene excelentes atajos de teclado. Éstos son algunos de los mejores. Ctrl +; Ingrese la fecha de hoy.

“Ctrl + Shift + #” Cambia el formato de una fecha.
“Ctrl + 5” Aplica un tachado al texto de una celda.
“Ctrl + 0” Oculta la columna actual.
“Ctrl + 9” Oculta la línea actual.
“Ctrl + F6” Cambiar entre libros abiertos (es decir, abrir archivos de Excel en diferentes ventanas).
“Ctrl + ‘ ” Esta es la marca de acento, hasta la tecla 1. Este combo cambia la vista en la hoja para mostrar todas las fórmulas.
“Ctrl + Page Up o PageDown” Cambia rápidamente entre las hojas del libro abierto actualmente.
“F2” Empiece a editar la celda seleccionada actualmente (mucho más rápido que hacer doble clic).
“Shift + F10” Abre el menú con el botón derecho del mouse para la celda en la que se encuentra.

Tinta de las celdas a un nuevo formato

Si desea aplicar cambios a su texto, como la fuente, el color y otras cosas en muchas otras celdas, la alternativa es la herramienta Pincel, la de la pestaña «Página de inicio» que parece un pincel.

Seleccione el estilo que desee, haga clic en el icono y luego haga clic en una celda diferente para pintar la forma, serán similares en apariencia, no en contenido. ¿Quieres aplicarlo a varias pestañas? Haga doble clic en el icono del pincel y haga clic en varias celdas.

Texto en columnas

Si tiene una columna llena de nombres, puede seleccionar dos columnas para una fácil identificación. Seleccione los datos y luego desde la pestaña Datos (en la parte superior) haga clic en Texto a columnas. Elija separarlos por delimitadores (basados en espacios o comas) o por un ancho fijo.

El ancho fijo se usa cuando todos los datos se apilan en la primera columna pero separados por un número fijo de espacios o puntos. El resto es automático, con opciones extra para determinados números.

Collar especial – Transponer

Tiene muchas filas, pero quiere que se conviertan en columnas, sería demasiado trabajo moverlas celda por celda. Copie estos datos, seleccione Pegado especial, seleccione la casilla «Transponer» y haga clic en «Aceptar» para pegar en una orientación diferente. Las columnas se convierten en filas, las filas en columnas.

Varias celdas, mismos datos

Por alguna razón, es posible que deba escribir lo mismo una o dos veces en las celdas de una hoja de cálculo. Pero, si hace clic en todo el conjunto de celdas, ya sea arrastrando el cursor o manteniendo presionada la tecla «Ctrl» mientras hace clic en cada una de ellas. Escriba en la última celda, luego haga clic en «Ctrl + Enter» y lo que escribió entrará en cada celda seleccionada.

Esto también funciona con fórmulas y cambiará las referencias de celda para trabajar con cualquier fila / columna donde estén las otras celdas.

Insertar captura de pantalla

Excel hace que sea muy fácil tomar una captura de pantalla de cualquier otro programa abierto en su escritorio e insertarlo en una hoja de cálculo. Simplemente vaya a la pestaña «Insertar», seleccione Captura de pantalla y tendrá un menú desplegable que muestra una miniatura de todos los programas abiertos. Elija uno para insertar la imagen a tamaño completo. Cambie el tamaño como desee.

Insertar datos de Excel en Word

Si está tomando celdas de datos o un gráfico completo, cópielo y péguelo en el otro programa. Sin embargo, debe tener en cuenta que este es un proceso que puede cambiar los datos en la hoja de cálculo, también cambiará en Word o PowerPoint. Si no desea esto, péguelo como un gráfico.

Use la herramienta «Pegado especial» de Word para esto, o cuando lo copie desde Excel, vaya a la pestaña «Inicio» en la parte superior, seleccione el menú Copiar y use la opción «Copiar como imagen». Luego, puede pegar el gráfico en cualquier programa.

Agregue rápidamente sin fórmulas

¿Tiene números en una hoja de cálculo para los que desea un cálculo rápido sin la molestia de ir a una nueva celda y crear una fórmula SUM para que funcione? Excel ahora ofrece una forma rápida de hacer esto.

Haga clic en la primera celda, mantenga presionada la tecla «Ctrl» y haga clic en una segunda celda. Mire la barra de estado en la parte inferior y verá la suma de celdas calculada para usted.

Mantenga el dedo en Ctrl y haga clic en tantas celdas como desee, la barra de estado seguirá mostrando la suma de todas las celdas. Mejor aún, haga clic con el botón derecho en la barra de estado para obtener el menú Personalizar barra de estado y puede agregar otros elementos que se pueden calcular rápidamente como este, como ver el promedio o el recuento de cuántas celdas hizo clic.

Autocompleta tus celdas

Empiezas a escribir un montón de cosas repetitivas como fechas (1/1/20, 1/2/20, 1/3/20, etc.) y sabes que te espera un largo día. En su lugar, inicie la serie y mueva el cursor en pantalla a la parte inferior derecha de la última celda, el controlador de relleno.

Cuando se convierta en un signo más (+), haga clic y arrastre hacia abajo para seleccionar todas las celdas que necesita llenar. Se completarán automáticamente con el patrón que comenzó. También puede moverse hacia arriba en una columna, o hacia la izquierda o hacia la derecha en una fila.

Mejor aún, puede autocompletar sin un patrón. Nuevamente, elija una celda o celdas, muévase al controlador de relleno, haga clic con el botón derecho y arrastre. Tendrás un menú de opciones. Cuantos más datos ingrese al principio, mejor será la elección, creando sus opciones de Autocompletar.

Abra archivos de Excel a la vez

Finalmente, este consejo es para usted que desea cambiar varios archivos al mismo tiempo. Seleccione todos los archivos que desee en el escritorio o en la carpeta en la que guardó presionando la tecla «Ctrl», sus proyectos seleccionados se abrirán todos a la vez. De esa manera, puede editarlos sin tener que seguir abriéndolos de uno en uno.